Seiring berkembangnya teknologi, penggunaan surat hardcopy sudah mulai ditinggalkan. Banyak orang mulai beralih menggunakan surat elektronik/surel (e-mail). Disamping lebih praktis karena kita tidak membutuhkan waktu untuk beranjak dari tempat kerja kita untuk mengirimkannya, tetapi dengan menggunakan surel dokumen yang ingin dikirim lebih cepat sampai.

Jika anda adalah salah satu yang memanfaatkan surel, pastikan anda memperhatikan etika dalam penggunaannya. Berikut adalah beberapa etika dalam penggunaan surel yang dikutip dari Bussiness insider, Kamis (3/8/2017) :

1. Gunakan alamat surel yang professional (mudah dikenali)

Jika anda mendapatkan alamat surel dari instansi tempat anda bernaung, baik universitas maupun perusahaan, anda dapat menggunakannya untuk berkirim dokumen atau informasi penting. Karena alamat surel yang diberikan biasa sudah merupakan alamat yang cukup jelas dan mudah dikenali. Namun bila instansi anda tidak menyediakan alamat surel tersebut anda bisa membuat alamat surel anda dengan nama terang anda bukan panggilan. Anda juga bisa menambahkan angka pada alamat surel pribadi anda, tapi jangan terlalu berlebihan sehingga membuatnya terkesan alay.

2. Masukkan Signature

Signature adalah keterangan diri yang biasanya berisi tentang informasi singkat diri dan cara untuk menghubungi anda selain lewat surel.

3. Pastikan mengirim ke alamat yang tepat

Jangan sampai salah menuliskan alamat surel bahkan mengirimkannya kepada alamat surel lain, karena hal tersebut cukup memalukan dan bisa-bisa dokumen/informasi yang seharusnya menjadi rahasia malah bocor.

5. Masukkan alamat tepat sebelum mengirim

Memasukkan alamat tepat sebelum mengirim mencegah kita mengirim surel ke alamat yang salah. Dan kita harus memastikan seluruh pesan dan dokumen yang akan dikirim sudah terlampir sebelum kita memasukkan alamat surel agar kita tidak perlu repot-repot mengirimkan dokumen atau pesan yang masih kurang.

6. Sapa dengan sopan

Pastikan untuk menyapa dengan sopan bukan dengan nama panggilan, beberapa orang belum tentu merasa nyaman saat disapa dengan nama panggilannya.

7. Jangan lupa untuk menuliskan perihal disubyek

Agar orang yang menerima surel dari anda tidak merasa bingung jangan lupa menuliskan perihal yang dikirim pada subyek surel yang anda kirim

8. Jangan sembarangan menggunakan fitur Reply all

Fitur ini memungkinkan penerima untuk membalas surel kepada seluruh alamat yang disertakan oleh pengirim pertama. Namun pikirkan kembali apakah surat balasan anda benar-benar ditujukan keseluruh penerima surel. Jangan sampai anda dianggap menggangu karena mengirimkan pesan yang tidak penting.

Itulah beberapa etika dalam pemanfaatan surel. Agar semua orang baik pengirim maupun penerima nyaman dalam menggunakan surel. Semoga bermanfaat untuk anda sekalian.(Wahyu)